杭州市声像档案管理办法
第一条 为了加强对声像档案的收集、整理和规范管理，有效地保护和利用声像档案，为经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《浙江省重大活动档案管理办法》等有关法律、法规规定，结合本市实际，制定本办法。
第二条 本办法适应于本市各机关、各单位及其他组织(以下统称单位)的声像档案管理。
第三条 本办法所称声像档案，是指记录（载）本办法第六条规定内容的照片（包括底片、反转片）、影片（正、负片）、唱片、录音带、录像带、摄像带、光盘等不同材料为载体，以声像为主并辅以文字说明的历史记录。
第四条 市及区、县(市)档案行政管理部门负责本行政区域内声像档案管理工作的监督和指导。各级各类档案馆，负责分管范围内的声像档案的接收、征集和日常管理工作。
第五条 各单位负责本单位声像档案的收集、整理、保管工作，并将声像档案作为立档单位档案的重要组成部分，实行集中统一管理。
第六条 归档范围
一、党和国家领导人以及省、市主要领导视察本单位工作形成的声像档案。
二、国内外著名专家、学者、名人、艺术家在讲学、表演以及其他活动中形成的与本单位有关的声像档案。
三、英雄、模范人物在本单位重要活动中形成的声像档案。
四、本单位领导、专家、学者在国内外重大活动中形成的声像档案。
五、本单位在外事活动中形成的声像档案。
六、本单位召开的各类重要会议形成的声像档案。
七、本单位在市级以上文艺、体育活动中以及文体单位到市外参加表演竞赛等活动形成的声像档案。
八、本单位重大工程，重大技术改造和技术引进全过程中形成的声像档案。
九、本单位主要科研成果、工作成果、科技发明的声像档案。
十、本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像档案。
十一、反映本单位概貌、主要职能的声像档案。
十二、反映本地区地理、名胜古迹以及自然风光和民风民俗的声像档案。
十三、其他具有保存价值的声像档案。
第七条 归档时间
一、声像档案应在形成后随单位其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间，延长不得超过三个月。
二、重大活动声像档案由各形成单位档案部门在形成后的三个月内移交给同级综合档案馆。
三、各级档案部门应随时收集零散的具有保存价值的声像档案。
第八条 归档质量要求
一、声像档案是我市各单位档案的重要组成部分之一，在公务活动中形成的声像档案必须收集齐全，整理规范，由档案部门实行集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有。
二、凡应归档的声像档案，由形成部门进行整理、编辑，并加以必要的文字说明，档案部门负责监督、检查和指导。
三、归档的声像档案必须在有关的设备上演示或检测，档案部门认为运转正常、图象清晰、声音清楚，内容完整准确后，方可办理归档手续。
四、录音带、录像带、光盘、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。
五、声像档案的内容要真实。底片与照片、原件与复制件要相符。
六、数码照片要保留Exif元数据。
七、数码照片要求300万像素以上，按RAW、JPEG或TIFF格式保存；扫描照片的分辨率应不低于600dpi。
八、重要的数码照片应同时冲洗纸质照片归档。归档整理时应标明互见号，格式为：全宗号—光盘号—照片号（标注于纸质照片的文字说明中）或全宗号—目录号—案卷号—照片号（标注于数码照片的文字说明中）。
第九条 声像档案的整理
一、分类编号
（一）照片档案应在全宗内按保管期限、年度、问题进行分类。同属一类内容一致的照片按时间顺序编号，照片应由全宗号—保管期限代码—卷号—张号组成，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。
数码照片按年统一建立大文件夹，如“2006”。在此文件夹内，按事由建立子文件夹，同一年度内，将一组联系密切的（或单张）数码照片集中排列在一起，并放于相应的文件夹内。文件夹内的数码照片，应对其进行重新命名，使用阿拉伯数字从“1”开始编制流水号，格式为年度－事由代号－照片号。
数码照片按年度刻录成光盘。一个年度的数码照片刻录至一盘或多盘载体中，不同年度的数码照片不能存储在同一盘载体中。
（二）录音带、录像带、摄像带、光盘按年度-问题分类，按事由编号。同一事由分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，同一案卷内每盘依次编排序号。
二、保管期限依据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，划定声像档案保管期限。声像档案保管期限分为永久、定期（３０年、1０年）二种。
三、编写文字说明
（一）声像档案的说明包括：题名、声像档案号、参见号、时间、摄影者、文字说明六项内容。题名应当简明扼要，准确反映声像档案的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素应当齐全。文字说明仅对题名未及内容做出补充，其他需要说明的事项等可在此栏表述。声像档案归属权不属于本单位的，应当注明声像档案版权、来源等。
（二）编写文字说明的要求
１．准确揭示声像档案的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。
2．数码照片按自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、摄像带按卷编写文字说明。
3．文字简洁、语言通顺。
4．时间用阿拉伯数字表示，如２００７年３月１５日，标注为２００７０３１５。
四、编目
声像档案的著录依照GB3792.5-85《档案著录规则》进行。声像档案按载体、类别、保管期限分别编目，排放。
（一）案卷
1．将具有共同主题内容的若干份声像档案组成案卷，集中编目、排放。
（1）照片档案应当编制案卷目录，内容包括：卷号、题名、起止时间、张数、备注等。
（2）录音带、录像带、摄像带、光盘要根据内容，数量不同进行编目。数量少，内容单一的，应建立总登记目录；数量多，按内容分类整理的应当建立分类登记目录。登记目录时应如实登记全套标签上的说明，录制单位和录制地点等。
2．以案卷为整理单位的，应编制卷内目录。
（二）卷内目录
1．照片以自然张为单元填写卷内目录。包括：照片号、底片号、题名、时间、页号、备注。
2．录音带、录像带、摄像带、光盘以盒为单元填写卷内目录。
第十条 声像档案的保管
一、声像档案应当符合防火、防水、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防盗、防震和防磁等要求。
二、照片与底片分开存放，录音带、录像带、摄像带、光盘应当放入盒中保管和放入防磁柜；照片、底片册、录音带、录像带、摄像带和光盘等应当垂直放置，不得堆积平放。
三、声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。
1．各级档案馆对接收的录音带、录像带、摄像带原件需抢救的可进行复制，并代替原件提供利用。
2．各级档案馆接收的光盘应一式三份，分别用A、B、C表示，其中A为封存，B为利用，C为异地保存。
四、声像档案应当恒温、恒湿保存，在２４小时内温度变化不得超过±
1．底片、胶片库温度应保持在13
2．照片库温度应保持14
五、对库存的声像档案，每两年检查一次。
六、归档保存的声像档案，任何人不得私自销毁、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经档案馆领导审批，登记造册。
七、建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项目的统计工作。
第十一条 声像档案的开发利用
一、编制声像档案目录等检索工具，为利用提供方便条件。
二、建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。
三、具有专利权、版权的声像档案，非形成单位和个人利用时，应按《中华人民共和国专利法》及《中华人民共和国版权法》的有关规定办理。
四、声像档案原版一般不得外借。如有特殊需要，经档案馆领导批准后，方可限期外借。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
五、在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现有的声像档案。
第十二条 本办法由杭州市档案局负责解释。
第十三条 本办法自
